Google Workspaceのアカウント削除後に退職者・移動者のデータを適切に保管する方法は？

Google Workspaceで退職者や異動者のアカウントを削除すると、そのアカウントに紐づくデータ（Gmail、Google ドライブ、カレンダーなど）も同時に完全に削除されてしまいます。

そのため、アカウントを削除する前に、ビジネスの継続性やコンプライアンス要件に合わせた適切なデータ移行・保管を行う必要があります。主な方法は以下の4つです。

業務に必要なデータを、そのまま組織内に残す方法です。管理コンソールから簡単に操作できます。

Google ドライブのデータ:管理コンソールから「ユーザーの削除」を行うプロセスの中で、ファイルの所有権を他のユーザー（後任者や管理者など）に譲渡することができます。または、事前に「共有ドライブ」に移動させておけば、個人のアカウントが削除されてもファイルは消えません。
Gmailのデータ:Google Workspaceの「データ移行サービス」を使って、退職者のメールを別のユーザー（後任者など）のアカウントにコピーします。または、メールのルーティング設定を行い、宛先のアドレス宛の新規メールを後任者に転送することも重要です。
カレンダー・Google サイトなど:削除前に、重要なカレンダーやサイトの所有権を他のユーザーに譲渡しておきます。

アカウントを削除するのではなく、「アーカイブドユーザー（AU）」という状態に変更する方法です。（※利用するエディションでは利用不可）

メリット: ユーザーはログインできなくなりますが、GmailやGoogle ドライブのデータは維持され、Google Vaultを通じて監査や法務目的でデータの検索・エクスポートが可能です。
コスト: 通常のアクティブなライセンスよりも安価（エディションにより価格は異なります）でデータを長期保管できます。

データをGoogle Workspace外（社内のファイルサーバーや別クラウドなど）に保存しておきたい場合の方法です。

ユーザ単位でのエクスポート: 対象のアカウントにログイン（またはパスワードをリセットして管理者がログイン）し、「Google データエクスポート（Google Takeout）」 を使用します。Gmail（MBOX形式）やドライブのファイル一式をZIP形式でダウンロードできます。
Google Vaultからのエクスポート: Google Vaultのライセンスがある場合、管理者がVaultから対象者のメールやドライブのデータを抽出・ダウンロードしてからアカウントを削除します。

Climb Cloud Backup for Google Workspaceのようなクラウドバックアップサービスを利用している場合、退職者のアカウントをバックアップ側に永続的に保持させた後、Google Workspace側のアカウントを削除します。

Google Workspaceでは、ユーザアカウントを削除してしまった場合でも、削除から「20日以内」であればアカウントとデータを復元することが可能です。20日を過ぎるとシステムから完全に消去され、いかなる方法でも復元できなくなるためご注意ください。